Inspección y documento de control con QR: qué debe llevar el conductor

En una inspección con documento de control y QR, el agente escanea el código de la copia del conductor y descarga el PDF vigente del servicio. Si todo está bien, el control dura un minuto. Si algo falla (el QR no abre, el PDF es una foto, los datos no cuadran con el camión), empiezan los problemas. Este artículo explica qué debe tener el conductor a mano, qué se espera del QR según la Resolución de 5 de junio de 2026 y cómo preparar cada servicio para que el control sea rápido.

Qué debe llevar el conductor a bordo

El artículo 3 de la Orden FOM/2861/2012 obliga a que el documento de control vaya a bordo del vehículo durante el transporte. Desde el 5 de octubre de 2026 ese documento tiene que ser digital (te contamos qué cambia con la obligación). La Resolución admite que la copia del conductor sea digital o impresa. En la práctica hay dos opciones válidas:

• Copia digital: el PDF o el enlace en el móvil del conductor, con el QR visible.
• Copia impresa: el PDF nativo impreso con su QR. Lo escrito a mano encima no cuenta.

Un detalle práctico: si el conductor depende de datos móviles para abrir el documento, una zona sin cobertura puede dejarle sin nada que enseñar. Por eso conviene que el PDF esté descargado en el teléfono o que lleve la copia impresa de reserva.

Cómo funciona el QR en una inspección

La Resolución (BOE-A-2026-12784) establece que el QR va dentro del PDF y apunta a la URL única del documento. Esa URL cumple estas condiciones:

• Se sirve por HTTPS con TLS 1.2 o superior.
• Permite la descarga directa sin login durante el servicio. El acceso se puede desactivar siete días después.
• Devuelve el documento vigente, es decir, la última versión si ha habido cambios.

Para quien inspecciona, eso significa que no necesita cuenta ni contraseña ni instalar nada: escanea, descarga y lee. Para ti significa que el QR que imprimes o enseñas debe ser el del documento real, no una imagen pegada ni un enlace a una página de inicio. Los requisitos completos están en la checklist de requisitos de la Resolución.

Qué se comprueba en el documento descargado

La norma no es un guion de inspección, pero lo que debe contener el documento sí está fijado. El artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 exige, como mínimo:

1. Cargador contractual con nombre, NIF y domicilio.
2. Transportista con nombre y NIF.
3. Origen y destino del transporte.
4. Naturaleza de la mercancía y peso o medida alternativa.
5. Autorización especial, si procede.
6. Fecha del transporte.
7. Matrícula de la tractora y del remolque, y los cambios de vehículo.

Lo lógico es que lo descargado coincida con lo que se ve en carretera: la matrícula con la del camión, el transportista con quien conduce, el destino con la ruta. Si quieres ver cada campo con un ejemplo, tienes cómo rellenar el documento de control paso a paso.

Lo que hace fallar una inspección con QR

Estos son los fallos más previsibles, deducidos de los requisitos de la Resolución:

No ponemos aquí importes de sanción: dependen de la infracción que aprecie la Administración y de la normativa de ordenación del transporte, que debes consultar en el texto oficial. Lo útil es evitar el problema.

Checklist antes de que salga el camión

Una agencia de Valencia que sale con cuatro portes a primera hora puede hacer esta comprobación en dos minutos por servicio:

1. El documento está creado antes de cargar, con fecha y hora de creación.
2. El PDF es nativo: el texto se selecciona y pesa menos de 5 MB.
3. El QR abre desde otro móvil, sin iniciar sesión, y descarga el PDF.
4. La matrícula de tractora y remolque es la del vehículo que sale.
5. El conductor tiene la copia: en el móvil (descargada) o impresa.
6. Sabe qué hacer si cambia algo: avisar a la oficina para que se cree una versión nueva, no corregir a mano.

Qué hacer si cambia algo en ruta

Cambio de tractora, avería, transbordo: el artículo 6 pide reflejar los cambios de vehículo. Con un documento digital, el cambio se registra en el propio documento y se genera una versión nueva, mientras el QR sigue siendo el mismo y descarga siempre la última. Así, lo que el agente ve es lo vigente y no una hoja desfasada. Lo que se tache o se escriba a mano en una copia impresa no cuenta como modificación.

Qué debe saber el conductor antes de salir

Muchos problemas en carretera no vienen del documento sino de que el conductor no sabe qué tiene en el móvil. Dedica cinco minutos a repasar esto con cada persona que conduzca para ti:

• Dónde está el documento: en qué aplicación, carpeta o mensaje se abre, y que lo encuentra sin buscar.
• Cuál es el QR bueno: el del PDF del servicio de hoy, no el de un porte anterior.
• Qué hacer si el agente pide verlo: enseñar la pantalla o la copia impresa y dejar que escanee el código.
• Qué hacer si cambia algo: llamar a la oficina antes de salir de nuevo, no apuntarlo en papel.
• Con quién hablar: un teléfono de la oficina para resolver cualquier duda con el documento.

Si trabajas con autónomos subcontratados, la misma lista vale para ellos. Les ahorra una parada y te ahorra una llamada a mitad de ruta. Para el reparto de tareas entre quien contrata y quien conduce, mira quién emite el documento de control y quién responde.

Y después del control: guarda el original

El documento no se acaba cuando el camión llega a destino. El artículo 9 de la Orden FOM/2861/2012 y la Resolución exigen conservarlo al menos un año. Si tras una inspección hay una consulta posterior, necesitas poder enseñar el original digital y, si hubo cambios, su historial con fecha y hora. Guardar solo una captura de pantalla no es lo mismo: lo que se conserva es el documento y su registro, no una imagen del móvil.

Cómo lo resuelve DecaSync

DecaSync emite el DeCA como PDF nativo con QR a una URL única, descargable sin login durante el servicio. El conductor lo recibe en la app (sin cuenta ni contraseña, y funciona sin cobertura), por WhatsApp o por email, y puede imprimirlo si prefiere llevar copia en papel. Cada corrección en ruta crea una versión nueva con campo, valor anterior, valor nuevo, motivo y hora, sin cambiar el QR. Si trabajas con conductores, tienes más detalle en DecaSync para transportistas. Hay 10 envíos gratis para probarlo y los planes en precios. DecaSync no es una plataforma eFTI certificada y su asistente de cumplimiento es orientativo.

Base normativa: Orden FOM/2861/2012 (BOE-A-2013-154), artículos 3 y 6; Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible, disposición transitoria octava; Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril (BOE-A-2026-12784). Contrastado en el BOE.

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