DeCA escaneado y foto del albarán: por qué ya no valen como documento de control

Un DeCA escaneado o la foto del albarán en el móvil ya no sirven como documento de control desde el 5 de octubre de 2026. La Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible exige que el documento sea digital, y la Resolución de 5 de junio de 2026 concreta qué es «digital»: un PDF nativo con código QR, no una imagen de un papel. Este artículo explica la diferencia, por qué importa en una inspección y cómo corregir los flujos de trabajo que todavía pasan por la impresora.

Qué es un PDF nativo y qué no lo es

Un PDF nativo se genera directamente desde un sistema: el texto es texto, los campos son datos y el QR está incrustado en el fichero. Un escaneo, en cambio, es una fotografía de una hoja guardada en formato PDF: por dentro es una imagen.

Para comprobarlo en diez segundos: abre el PDF e intenta seleccionar el texto con el cursor. Si no puedes, es una imagen.

Qué dice la Resolución de 5 de junio de 2026

La Resolución (BOE-A-2026-12784) pide que el documento sea un PDF de hasta 5 MB, generado de forma nativa, y aclara que no valen los escaneos ni las fotografías. El QR va dentro del PDF y apunta a la URL única del documento, que se descarga sin login durante el servicio. Tienes el desglose completo en la checklist de requisitos de la Resolución.

Esto tiene una lógica: lo que el agente descarga al escanear el QR es la versión vigente. Un escaneo es una foto fija de un papel, no puede actualizarse y no puede enlazar con un historial de cambios.

Por qué importa en una inspección

En carretera, el agente necesita ver el documento, y para eso hay dos caminos: escanear el QR de la copia del conductor y descargar el PDF, o consultar lo que lleva el conductor en el móvil. Un escaneo o una foto fallan en tres cosas:

• No lleva un QR a una URL única con la versión vigente, o si lo lleva es porque alguien lo pegó después.
• No hay registro de creación con fecha y hora anterior al servicio, un requisito de la Resolución.
• No se puede verificar que el contenido sea el que se creó y no uno retocado.

No inventamos aquí la sanción concreta de cada caso: depende de la infracción que aprecie la Administración y debes consultarla en la normativa de ordenación del transporte. Lo que sí es seguro es que enseñar algo que no cumple la forma exigida te deja en una posición débil. Cómo es el control en la práctica lo contaremos con más detalle en artículos sobre inspección.

Lo que sí se puede hacer con papel

La Resolución permite que la copia del conductor sea digital o impresa. Eso no contradice lo anterior:

• Imprimir el PDF nativo, con su QR, y dárselo al conductor es válido.
• Lo que se escriba a mano sobre esa copia no cuenta como modificación. Los cambios se hacen en el documento digital, que genera una versión nueva.
• Lo que no vale es el camino inverso: crear el documento en papel y luego escanearlo para «hacerlo digital».

Y si recibo un albarán en papel o en foto del cliente

Es muy habitual: el cliente manda el albarán por WhatsApp como foto o PDF escaneado. Ese archivo sirve como fuente de datos, no como documento de control. Tienes dos opciones:

1. Teclear los datos en un formulario de DeCA y generar el PDF nativo.
2. Usar una herramienta que lea los datos del albarán y genere el PDF nuevo, revisando tú el resultado antes de emitirlo.

El artículo 2.2 de la Orden FOM/2861/2012 permite que una carta de porte u otro documento haga de documento de control si contiene todos los datos del artículo 6. Pero con el soporte digital, ese documento también tiene que ser un PDF nativo que cumpla la Resolución. Una foto de la carta de porte no basta. Si quieres comprobar qué datos deben constar, mira cómo rellenar el documento de control campo a campo.

Cómo pasar del escaneo al PDF nativo en una semana

1. Revisa tu flujo actual. ¿Dónde se crea el documento y dónde se convierte en PDF? Si hay un escáner por el medio, ahí está el problema.
2. Elige el origen de los datos: formulario, Excel exportado del ERP o API.
3. Genera un documento de prueba y pásalo por la auditoría casera: texto seleccionable, menos de 5 MB, QR que descarga sin login.
4. Dale al conductor la copia con QR, en el móvil o impresa.
5. Guarda el original digital al menos un año, como exige la Resolución.

Si ya trabajas con la hoja de cálculo del ERP, importarla evita reescribir cada porte. Y si tu flujo actual era «albarán en papel firmado», el documento de control es un trámite aparte que ahora debe crearse antes de que salga el camión.

Errores frecuentes

• Pensar que escanear a «alta calidad» lo convierte en nativo. La resolución del escaneo no cambia que sea una imagen.
• Pegar un QR sobre un escaneo. El PDF debe llevar el QR incrustado desde su generación y apuntar a la URL única del documento.
• Corregir a mano la copia impresa. No cuenta; hay que crear una versión nueva.
• Guardar solo la foto. Lo que se conserva es el original digital, con su historial.

Cómo lo resuelve DecaSync

DecaSync genera siempre un PDF nativo con QR. Si partes de un albarán en PDF o en foto, lee los datos, genera el documento nuevo y nunca lo emite sin que lo revises. Cada cambio posterior crea una versión nueva con campo, valor anterior, valor nuevo, motivo y hora, y el QR no cambia. Guarda el documento con huella SHA-256 y un registro de auditoría. Hay 10 envíos gratis para probarlo y los planes en precios. Si importas desde Excel o desde un ERP, mira las integraciones. DecaSync no es una plataforma eFTI certificada y su asistente de cumplimiento es orientativo.

Base normativa: Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible, disposición transitoria octava; Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril (BOE-A-2026-12784); Orden FOM/2861/2012 (BOE-A-2013-154), artículos 2 y 6. Contrastado en el BOE.

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