Documento de control desde Excel: cómo importar tus portes

Si ya llevas tus portes en una hoja de cálculo, no hace falta que los teclees de nuevo para cumplir. Puedes crear el documento de control desde Excel: importas el fichero, se revisan los datos y se genera un PDF con QR por cada envío. Aquí te explicamos cómo preparar la hoja para que la importación salga limpia y qué comprobar antes de emitir.

Por qué importar tus portes desde Excel

El documento de control es obligatorio en formato digital desde el 5 de octubre de 2026 (disposición transitoria octava de la Ley 9/2025). Y la Orden FOM/2861/2012 pide un documento por envío (artículo 1). Si mueves veinte o cincuenta portes al día, rellenar un formulario cada vez es lento y propenso a errores.

Si tus datos ya están en Excel o CSV, importarlos tiene tres ventajas: ahorras tiempo, copias los datos una sola vez y reduces los fallos de transcripción en NIF y matrículas. El DeCA electrónico sigue siendo un PDF nativo con QR, no una hoja de cálculo ni un escaneo.

Qué columnas debe tener tu Excel

La hoja tiene que contener lo que exige el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012. Una organización útil, con una fila por envío:

Los nombres de columna son orientativos: lo importante es que cada dato esté en su propia columna y no mezclado en una celda de texto libre. Si dudas de qué poner en cada campo, repasa cómo rellenar el documento de control campo a campo.

Cómo hacer el documento de control desde Excel paso a paso

1. Ordena la hoja: una fila por envío, una columna por dato, sin celdas combinadas ni filas de subtotales.
2. Limpia los datos: NIF sin espacios, matrículas sin guiones raros, fechas con un solo formato.
3. Importa el fichero en la herramienta que uses (Excel o CSV).
4. Revisa los errores que señale la validación (NIF incorrecto, matrícula con formato dudoso, campo obligatorio vacío) y corrígelos.
5. Emite los documentos antes de que empiece cada servicio: la Resolución de 5 de junio de 2026 exige crearlos antes.
6. Entrégalos al conductor por la app, WhatsApp o email.

Qué no vale: el Excel como documento

Conviene separar dos cosas. El Excel es el origen de los datos, no el documento de control. La Resolución de 5 de junio de 2026 pide un PDF nativo de hasta 5 MB con un código QR dentro que lleve a una URL única en HTTPS. Una hoja de cálculo impresa, o un PDF escaneado de esa hoja, no cumple. Si quieres entender por qué un escaneo no sirve, lo explicamos en DeCA escaneado: por qué ya no vale.

Tampoco sirve el documento sin QR ni el documento que solo existe en tu ordenador: el agente tiene que poder descargarlo directamente, sin usuario ni contraseña, durante el servicio.

Errores típicos al importar portes

• Un solo documento para varios clientes. La Orden pide un documento por envío. Si quieres agrupar servicios, hazlo en las condiciones que permite la resolución.
• Peso en texto: «4,8 t» en una columna que espera kilos. Unifica la unidad.
• Matrícula del remolque olvidada en vehículos articulados.
• Fechas ambiguas (mes y día intercambiados al abrir el CSV).
• Datos del cargador incompletos: falta el domicilio, que el artículo 6 exige.

Recuerda que, tras la Orden TRM/282/2026, el cargador responde de los datos a) a d) del artículo 7 y el transportista de los e) a g). Si la hoja la prepara el cargador, que revise especialmente esos datos. El reparto de papeles está explicado en quién emite el documento de control y quién responde.

Un ejemplo: 30 portes de una mañana

Una distribuidora de bebidas de Murcia prepara cada mañana unos 30 portes para transportistas distintos. Hasta ahora imprimía un albarán por porte. Ahora mantiene una hoja con una fila por envío: cliente, destino, mercancía, kilos, transportista y matrículas que le comunica cada transportista.

El proceso diario queda así:

1. A primera hora completa las filas del día con los datos de los pedidos.
2. Pide a cada transportista su matrícula de tractora y remolque y las añade a la fila.
3. Importa el fichero y corrige las pocas filas que la validación marca (un NIF con una letra mal, una matrícula sin remolque).
4. Emite los 30 documentos antes de que carguen los camiones.
5. Cada conductor recibe su documento por la app, por WhatsApp o por email.

Los datos de este ejemplo son ficticios, pero ilustran lo importante: la hoja se prepara una vez, y el documento sale de ahí sin reescribir nada.

Cómo mantener la hoja ordenada con varios clientes

Cuando la hoja crece, el riesgo no es técnico sino de orden. Unas pautas que ayudan:

• Una pestaña de datos fijos: clientes con nombre, NIF y domicilio, y transportistas habituales con su NIF. Así solo escribes el nombre y el resto se copia sin errores.
• Una pestaña del día: solo los envíos que salen hoy. Se importa esa, no el histórico.
• Formato de matrícula único: decide si escribes con espacio o sin él y mantenlo.
• Una columna de referencia interna: tu número de pedido o de albarán, para localizar luego cada documento.
• Guarda cada fichero importado con la fecha: te sirve de respaldo y de histórico, y recuerda que el documento debe conservarse al menos un año (artículo 9 de la Orden).

Si algunos clientes te mandan los portes en PDF o en foto en lugar de en hoja de cálculo, ese camino es distinto: ahí se leen los datos del albarán y se revisan antes de emitir. Tienes más sobre ese caso en albarán como documento de control.

Del Excel a la API cuando creces

El Excel funciona bien hasta cierto volumen. Cuando tus portes ya salen de un ERP, lo más cómodo es dejar de exportar y emitir el documento directamente desde el sistema. Para eso existen la API y los conectores. Mientras tanto, importar la hoja es una forma rápida de empezar sin cambiar tu forma de trabajar.

Cómo lo hace DecaSync

En DecaSync puedes crear el documento con un formulario, importando Excel o CSV, desde un albarán en PDF o foto, o por API. Se validan NIF, matrículas y campos obligatorios, y no se emite un documento incompleto. Cada PDF lleva su QR, y el conductor lo recibe en la app sin cuenta ni contraseña. Si tienes un volumen mayor, consulta los planes en precios; hay una prueba con 10 envíos gratis. Si eres una empresa cargadora, tienes más detalle en DecaSync para cargadores.

DecaSync no es una plataforma eFTI certificada y su asistente de cumplimiento es orientativo.

Basado en la Orden FOM/2861/2012 (BOE-A-2013-154, arts. 1 y 6), la Orden TRM/282/2026 (art. 7), la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible (disposición transitoria octava) y la Resolución de 5 de junio de 2026 (BOE-A-2026-12784). Los datos del ejemplo son ficticios.

Preguntas frecuentes